Чтобы ваш франчайзи успешно открылся в новом регионе по франшизе, вам сразу нужно понимать, как его сопровождать.
Вам нужно фактически за ручку провести нового партнера через все этапы открытия бизнеса, уберечь его от ошибок, проконсультировать и поддержать.
Иначе вы рискуете превратить весь франчайзинговый проект в одну сплошную головную боль и разочаровние.
Для понимания каждого шага на этом пути наше Агентство по упаковке франшизы подготавливает для клиентов специальный документ – Алгоритм работы с франчайзи.
Что такое Алгоритм работы с франчайзи
Алгоритм работы с франчайзи — это блок-схема, которая поэтапно описывает весь процесс работы с франчайзи, с момента появления интереса у покупателя франшизы до открытия франчайзингового предприятия.
Схема охватывает всю поддержку, которую франчайзи получает за паушальный взнос.
К каждому этапу работы в схеме привязан набор документов – руководства и инструкции, который франчайзер передает франчайзи. Например, на этапе регистрации компании, подбора помещения, выбора оборудования.
Хотите узнать, как упаковать франшизу своего бизнеса самостоятельно? Мы подготовили бесплатный видео-курс с 23 видео на 8 часов и 20+ шаблонами, примерами и другими документами. Уверены, вам будет интересно!
Этапы работы по запуску франчайзи
Рассмотрим типичные этапы, из которых состоит работа с франчайзи.
Они, конечно, могут отличаться в зависимости от вашего бизнеса, организации процессов, способов обработки информации, принятых в вашей компании.
Интерес к франшизе
Все начинается с интереса, который каким-либо способом проявил будущий покупатель франшизы: оставил заявку на сайте, направил письмо, позвонил или любым образом оставил вам контактные данные.
В этот момент его данные должны попасть в вашу CRM, чтобы работать с ним дальше.
Анкетирование
Анкетирование – вы связываетесь с франчайзи, чтобы познакомиться и собрать первичную информацию: из какого он города, какой капитал планирует инвестировать в открытие предприятия по франшизе, каким опытом обладает.
Анкетирование помогает определить на первом этапе, к какому портрету потенциального франчайзи подходит конкретный кандидат. И имеет ли смысл дальше общаться с ним.
Про важность портретов потенциальных франчайзи и как их составить мы уже писали.
Собеседование с кандидатом в франчайзи
Если по результатам первичного знакомства интерес сохраняется, вы можете организовать собеседование с кандидатом в франчайзи.
На этом этапе уже происходит предметный диалог, обсуждаются условия сотрудничества, подробности о вашем франчайзинговом предложении, о вашей сети, вы узнаете детально планы будущего франчайзи.
В целом это собеседование похоже на собеседование при трудоустройстве. И строится аналогичным образом.
Встреча в вашем городе
Если кандидат подходит, то организуется встреча в вашем городе, чтобы познакомиться лично и провести экскурсию по бизнесу, больше рассказать и показать.
На данном этапе вам нужно лучше узнать своего потенциального франчайзи, рассказать о каких-то подводных камнях в вашем бизнесе, познакомить с командой.
Подписание договора
Результатом встречи должно стать подписание договора франчайзинга и внесение паушального взноса (или его части, вы можете предусмотреть различные механизмы оплаты в договоре).
Регистрация компании
Начинается подготовка к открытию филиала.
Возвращаясь в свой город, франчайзи начинает процедуру регистрации бизнеса. Вы можете оказывать ему консультационное сопровождение на этом этапе, а также передаете материалы, которые помогут сориентировать в юридических тонкостях.
Поиск помещения
Сразу после регистрации (а лучше – одновременно) начинается поиск помещения для будущего бизнеса франчайзи.
Во многих нишах правильная локация – определяющий фактор успеха будущего предприятия, поэтому здесь требуется значительная поддержка франчайзера.
Вы передаете франчайзи инструкции по выбору локации (предпочтительный район, тип застройки, качество пешеходного трафика) и по поиску помещения (площадь, планировка, отделка).
По мере нахождения вариантов помещения, консультируете франчайзи, помогаете определиться с локацией и помещением. Все эти этапы также отражаются в блок-схеме.
Ремонт и установка оборудования
Когда помещение найдено, наступает этап ремонта, отделки и установки оборудования.
Здесь могут быть разные варианты: например, вы передаете список необходимого оборудования и контакты поставщиков; либо сами выступаете для франчайзи поставщиком.
Поиск и обучение персонала
Следующий этап – поиск и обучение персонала франчайзи.
Помимо инструкций по поиску сотрудников и квалификационных требований, которые вы передаете франчайзи, вы можете оказывать и другую поддержку: обучение персонала, стажировка в головном офисе, участие в проведение собеседований.
Маркетинг
Запуск маркетинга и рекламы: вы передаете рекомендации по организации стартовой рекламной кампании, а также, в зависимости от вашего решения, можете оказывать поддержку, от консультаций, до полной организации маркетинга «под ключ».
В зависимости от вашего базового взаимодействия с франчайзи и бизнес-модели, этот этап вы можете даже оставить полностью на себе.
Открытие
Финальный этап – открытие франчайзингового предприятия.
Такой длинный путь позади. Обычно перед открытием к франчайзи выезжает представитель франчайзера (стратап-менеджер) из вашего отдела франчайзинга. Проводится аудит, заполняются чек-листы, чтобы убедиться, что все готово к открытию.
Если есть замечания, франчайзи должен устранить их; при серьезных недостатках может быть смещена дата открытия.
Блок-схема алгоритма должна предусматривать описание порядка выезда представителя франчайзера на открытие, а также кто оплачивает командировочные расходы на выезд представителя, в том числе, если необходим повторный выезд в случае нарушений.
Создание алгоритма работы с франчайзи
Для составления алгоритма в первую очередь необходимо продумать весь путь работы с франчайзи, разделив его на этапы, пример которых приведен выше.
Далее необходимо выяснить, какие именно действия будут предприниматься всеми участниками процесса:
- Какую информацию на каждом этапе вы должны передавать франчайзи;
- Какие действия будет предпринимать франчайзи, чтобы завершить этап;
- Что должен делать франчайзер, какую поддержку, какие услуги оказывать франчайзи;
- Какую информацию должен передать вам франчайзи на каждом этапе.
Для примера рассмотрим этап подбора помещения.
- Вы передаете франчайзи руководство и инструкции по подбору помещения.
- Франчайзи в соответствии с вашими инструкциями занимается поиском помещения и предоставляет вам информацию о выбранных вариантах.
- Вы оказываете консультационную поддержку: рассматриваете предложенные варианты, сообщаете об их плюсах и минусах, помогаете определиться.
- Утверждаете итоговый вариант.
- Франчайзи заключает договор аренды помещения.
Контрольные точки
Затем вы определяете контрольные точки на каждом этапе – определить, когда будет найдено помещение, когда закуплено оборудование, когда происходит установка оборудование, подобрана команда и так далее.
Задача франчайзера взять эти точки под полный контроль: франчайзи должен отчитаться, что завершил этап и предоставить вам все необходимые документы и подтверждения.
В алгоритме запуска франчайзи необходимо предусмотреть эти контрольные точки: какую информацию должен предоставить франчайзи и что должны вы передать взамен.
Также следует предусмотреть, как вы будете контролировать франчайзи: какие действия должны быть предприняты, чтобы убедиться, что франчайзи действительно прошел данный этап.
Способ описания алгоритма
Лучше всего описывать алгоритм в формате блок-схемы: прямоугольники, обозначающие действие, стрелочки, описывающие связь между объектами, и так далее – так как визуальное изображение позволяет представить объемный процесс целиком.
Для создания схемы можно использовать какую-либо из бесплатных программ для создания блок-схем, например Draw.io. Это онлайн-сервис, где можно подготовить подобную схему бесплатно и скачать её на свой компьютер.
Ошибки при создании алгоритма
Первая ошибка – линейность
Самая распространенная ошибка – попытаться создать линейный алгоритм: без условий, без «раздвоения» пути, параллельных задач. Это сразу сделает схему далекой от реальности.
Например, при создании точек контроля у вас будет два варианта:
- Франчайзи выполнил все условия – далее переходит на следующий уровень.
- Франчайзи не выполнил условия – получает рекомендации, комментарии, и повторяет цикл, пока условие не будет выполнено. Например, помещение, которое подобрал франчайзи признано вами неподходящим, и франчайзи запускает процесс поиска по новой.
Старайтесь находит точки ветвления алгоритма и обрабатывать другие варианты развития событий.
Вторая ошибка – слишком подробно
Можно перейти в другую крайность и составить слишком подробный алгоритм со множеством условий, в попытке предусмотреть абсолютно все варианты развития событий.
На практике такая схема вызовет больше проблем:
- Она будет слишком сложной для понимания, исполнителям (да и вам) придется каждый раз в ней разбираться.
- Придется очень сильно регламентировать все процессы, что делает вас негибкими.
- Попытка предусмотреть все варианты – утопия, жизнь все равно вносит свои коррективы, поэтому большого смысла в таких подробностях все равно нет.
- Нужно помнить, что франчайзи – все-таки самостоятельный предприниматель6 и слишком сильно регламентировать его деятельность не нужно, вы берете на себя таким образом излишнюю ответственность.
Не пытайтесь охватить все возможные варианты ситуаций, возьмите только самые базовые, важные и наиболее вероятные.
Третья ошибка – отдать сразу все
Вы передаете всю информацию о франшизе на самом первом этапе. Эта ошибка говорит о том, что процессы работы с франчайзи у вас, скорее всего, не выстроены. Вероятно, подход, который вы используете в этом случае выглядит так:
- Франчайзи выразил интерес
- Вы осуществили продажу франшизы, получили паушальный взнос
- Передали франчайзи всю информацию по франшизе
И на этом взаимодействие завершилось, франчайзи работает на свое усмотрение.
Это в корне неверно, так как существенно снижает эффективность работы вашей сети. И может привести либо к закрытию франчайзи, либо к его уходу из вашей сети и самостоятельной работе.
Чтобы сеть работала долго и эффективно, чтобы она росла, вам необходимо осуществлять поддержку каждого франчайзи на всех этапах его деятельности и передавать информацию по мере открытия.
Кроме того, если вы передали сразу большой массив информации, франчайзи не сможет с ним справиться. Сложно (и нет времени) сразу переработать много новой информации, поэтому неизбежны ошибки, которые, несомненно, повлияют на эффективность франчайзи.
Франчайзи попытается добавлять что-то от себя, вносить несогласованные с вами улучшения на основе той информации, что получил от вас, в результате пострадает не только его бизнес, но и репутация вашего бренда и всей сети.
Это одна из причин, почему крайне важно разработать план передачи информации (как часть алгоритма работы с франчайзи) и стараться придерживаться его в работе с франчайзи: передавать строго ту информацию, которая относится к тому этапу, на котором находимся сейчас.
Сделаем за вас
Индивидуальная разработка Алгоритма работы с франчайзи входит в упаковку франшизы нашим агентством. Что позволяет вам получить ясность работы во франчайзинге именно с вашим бизнесом, используя наш опыт и знания.
